El universo digital es el núcleo donde se producen las comunicaciones y las relaciones comerciales. De hecho, en enero de 2021, el número de usuarios de Internet en España alcanzó un 91% de la población o, lo que es lo mismo, casi 43 millones de personas. Además, la dependencia de lo digital es tal que se estima que una sola hora sin Internet podría producir hasta 58 millones de euros de pérdida.
Esta realidad ha traído consigo oportunidades y obstáculos para las empresas a partes iguales. Por una parte, la innovación tecnológica y la digitalización está a la orden del día en cualquier negocio, pero, por otra parte, el inmenso tráfico de datos ha provocado que estos se conviertan en el negocio más lucrativo para los ciberdelincuentes.
Así, la preocupación de las empresas por la ciberseguridad, la protección de datos y la legitimidad de la documentación no impresa se hace cada vez más notable, sobre todo con el incremento de los ciberataques a raíz de la pandemia en más de un 150%. Ahora, cualquier compañía trabaja bajo la necesidad imperiosa de proteger, verificar y tratar los documentos con absoluta garantía de seguridad. El problema es que, muchas veces, no se sabe cómo hacerlo.
3 razones de peso para ciberproteger los documentos de la empresa
Más allá de las soluciones de ciberseguridad que se puedan poner en marcha, el nivel de concienciación y conocimiento de la plantilla sobre las buenas prácticas en esta materia son siempre factores decisivos para garantizar la protección absoluta.
Así, saber identificar correos maliciosos, evitar llamadas sospechosas y reconocer páginas web falsas es un primer paso útil, pero hay que saber que existe el mismo peligro con los documentos no impresos y que los datos privados que contienen estos pueden ser de gran valor para los ciberdelincuentes.
Estos son 3 motivos de peso por los que conviene atender a la ciberseguridad de los documentos en el proceso de firma:
- Tener control de accesos durante el proceso de consulta y firma. Si tenemos en cuenta el gran volumen de documentos digitales que se gestionan cada minuto en la empresa, seguramente nos sería difícil contar cuántos trabajadores han accedido a los mismos, si se han hecho copias o si se ha completado el proceso de firma o archivado. Por cuestiones de seguridad, controlar el acceso y hacer seguimiento en tiempo real se convierte en una prioridad.
- La firma electrónica ahorra tiempo y agiliza la gestión. Las herramientas de firma electrónica son un recurso básico para agilizar las tareas de gestión, sobre todo en aquellos departamentos, como el de Recursos Humanos, donde la labor documental de contratos laborales, nóminas, hojas de gastos, evaluaciones y acuerdos supone el grueso de la jornada.
- Más innovación, más formación y más reputación. En la era contemporánea, cualquier empresa que pretenda crecer en el mercado debe apostar por la formación de sus empleados en el ámbito digital e invertir en la digitalización de su compañía. Por supuesto, en esta apuesta deben considerarse también los hábitos más simples, como la firma electrónica. Un avance básico en el proceso de transformación tecnológica diaria, ya que evitamos traslados físicos, pérdida de documentos y filtración de datos.
Para hacer frente a esta necesidad, existen herramientas digitales como SealSign que facilitan las gestiones, sobre todo en aquellos departamentos que operan con grandes cantidades de archivos. Hablamos, por ejemplo, de una actividad tan simple como firmar un contrato, comprobar una factura o realizar cambios sobre un acuerdo.
¿Qué es la herramienta SealSign?
SealSign es una plataforma Cloud para la firma digital y biométrica de documentos electrónicos de forma completamente segura y con plena garantía legal. En pocos pasos, la plataforma permite a los usuarios optimizar los procesos; facilitar la firma, envío y almacenamiento de archivos; y notificar cada acceso y cada cambio en tiempo real.
La herramienta, integrada en los servicios de Factum Identity para soluciones de firma electrónica, está dirigida a empresas que tienen la necesidad de colaborar y firmar documentos con sus empleados, clientes, proveedores o socios.
Así, bajo un diseño sencillo e intuitivo, SealSign contribuye a aumentar la eficiencia de las empresas, ayudando también a reducir tiempo y costes gracias a que no es imprescindible que las personas se trasladen de forma presencial y, por supuesto, reduciendo también el uso de papel y la huella de carbono.